AR Consultoria e Gestão es una empresa que presta servicios de contabilidad y recursos humanos en Portugal, con más de 20 años de experiencia y conocimiento del mercado nacional e internacional.
El reto
Por la naturaleza de su actividad, tenían que gestionar un gran volumen de documentos contables propios y de sus clientes. Sin embargo, ante la necesidad de reducir el papel y los costes, decidieron transformar más del 60 % de sus procesos contables mediante el uso exclusivo de documentos digitales.
Para agilizar la comunicación y mejorar la gestión documental, alojaron todos sus documentos en la nube de Google Drive, un proyecto al que llamaron contabilidad digital y archivo digital.
Una transición que les ha permitido ganar agilidad, precisión y accesibilidad. Sin embargo, este cambio les planteó otro reto: cómo mantener una comunicación eficaz, organizada y controlada con sus clientes en el entorno virtual.
La solución
La empresa confió en Evenbytes para utilizar una de sus herramientas, DriveWatcher, una plataforma SaaS que funciona sobre Google Drive como un servicio de notificaciones inteligente para supervisar todas las acciones realizadas sobre los archivos.
DriveWatcher es la solución ideal para notificar a todo un equipo de trabajo y a los clientes cada movimiento realizado en documentos de Google Docs, hojas de Google Sheets, presentaciones de Slides, fotos, vídeos o cualquier otro tipo de archivo almacenado en carpetas o unidades compartidas.
AR Consultoria e Gestão adoptó un modelo de trabajo en el que comparte una carpeta de Google Drive con cada cliente para que ambas partes puedan subir sus documentos. Al mismo tiempo, configuraron una alerta de DriveWatcher para supervisar esa carpeta y recibir notificaciones cada vez que se sube un documento nuevo o se realiza cualquier cambio.
Cuando se produce un cambio, tanto los clientes como la empresa reciben una notificación por Gmail, Google Chat o el navegador con un informe de actividad de todas las acciones realizadas:
- Subida de un documento nuevo
- Edición de un documento
- Documentos movidos
- Documentos enviados a la papelera
- Cambios de permisos
- Documentos renombrados
El resultado
Gracias a las alertas de DriveWatcher, la comunicación de AR Consultoria e Gestão con sus clientes se ha convertido en un proceso fluido y sin fricciones, ya que pueden avisar de forma más fácil y rápida cuando se suben sus documentos contables.
Ahora sus carpetas importantes se supervisan con una frecuencia que va desde cada 10 minutos hasta una vez a la semana, según las necesidades.
Además de usarlo con sus clientes, también utilizan este sistema de alertas dentro de la organización.
¡Ya nunca se pierden un cambio importante en sus documentos!